MENGURUS AKTIVITI KERJA

1.      MEMAHAMI SKOP KERJA

      Mengenalpasti tugasan yang akan dilakukan, kerja-kerja dan tanggungjawab yang diberikan.

      Maklumat akan digunakan ketika menentukan tahap pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan.

      Aspek lain dikenalpasti adalah peralatan atau bahan yang akan digunakan, produk yang dihasilkanatau perkhidmatan.

      Tajuk kerja mesti menunjukkan jelas fungsi secara menyeluruh.

      Menunjukkan perbezaan yang jelas.

2.      MENGENALPASTI HASIL YANG DIKEHENDAKI DAN MASALAHNYA

      Fikirkan dengan teliti hasil kerja

      Catatkan dengan terperinci

      Nyatakan dengan jelas apa dan bila hasil kerja itu hendak dicapai.

      Pilih satu atau dua yang utama atau susun mengikut keutamaan.

      Elakkan daripada membuat terlalu banyak tugasan

      Akan meningkatkan tekanan kerja.

      Pecahkan setiap matlamat kepada aktiviti-aktiviti

      Kenalpasti langkah yang diperlukan untuk mencapai matlamat-matlamat tersebut.

      Kenalpasi syarat-syarat sumber kaitan.

      Mengenalpasti sumber yang diperlukan adalah sangat penting.

      Produktiviti ukuran capaian kecekapan dan keberkesanan menunjukkan seorang pekerja .

      Ketidakhadiran adalah kegagalan untuk hadir kerja.

      Menyukarkan seseorang pekerja jika tidak hadir ke tempat kerja.

      Sikap dinilai melalui rasa suka atau tidak terhadap benda, individu atau situasi.

      Komponen kognitif adalah siakap merangkumi kepercayaan, pendapat, pengetahuan dan maklumat. Ianya digambarkan melalui kepercayaan bahawa ‘diskrimasi merupakan satu kesalahan.

      Komponen Afektif pula sikap yang melibatkan emosi atau perasaan.

      Komponen tingkah laku pula merujuk pada keinginan berkelakuan dalamcara tertentu.

      Kebiasaannya istilah sikap selalu rujuk pada komponen afektif

3.      MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH YANG SESUAI

      Jika diteliti secara langsung kepada sebuah organisai ia merangkumi beribu tugasan.

      Setelah itu, tugasan tersebut akan digabungkan kepada kerja yang lebih besar.

3.1  Perluasan Kerja (Job Enlargement)

T  Ia menjurus kepada menjadikan kerja-kerja lebih kecil dan khusus.

T  Kerja-kerja ynag melibatkan focus dan khusus dapat wujud dalam cabaran lebih besar.

T  Satu-satunya usaha untuk selesaikan masalah dengan melibatkan kerja secara horizontal. Dengan menambah skop kerja- bilangan tugasan yang diperlukan dalam sesuatu kerja dan kekerapan sesuatu tugasan yang diulang.

T  Ia dikenali sebagai peluasan kerja.

T  Kebanyakannya mempunyai sedikit cabaran dan kurang bermakna atas aktiviti yang dijalankan oleh seorang pekerja.

T  Disini boleh dilihat jika tidak berkemampuan untuk menjalankan tugas yang khusus dan lebih mencabar.

3.2 Pengayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

T  Pendeketan lain dalam mereka bentuk pekerjaan yang bermotivasi ialah melalui peluasan kerja secara vertical iaitu dengan menambah tanggungjawab untuk merancang dan mentaksir.

T  Dikenali sebagai pengayaan kerja.

T  Ianya bertujuan untuk meningkatkan kefahaman dalam sesuatu kerja.

T  Pekerja dipertanggungjawabkan melakukan beberapa tugasan yang sepatutnya membenarkan pekerja melakukannya mengikut acuannya sendiri dan penuh tanggungjawab.

3.3 Model Ciri-Ciri Kerja (Job Characteristics Model/JCM)

T  Walaupun ianya telah mengimplemintasi program peluasan pekerjaan dan pengayaan pekerjaan dan telah mendapat keputusan yang berbeza, maka tiada satupun daripada pendekatan menyediakan rangka kerja konseptusi dalam menganalisa kerja atau membimbing para pengurus dalam mereka bentuk kerja-kerja yang bermotivasi.

T  Model ini menawarkan rangka kerja yang dimaksudkan. Melalui ini, beberapa perka dikenalpasti iaitu 5 ciri-ciri asas kerja, hubungan dan impak ke atas produktiviti, motivasi dan kepuasan kerja.

T  digambarkan melalui 5 dimensi utama uang tersenarai:-

a.      Kepelbagaian Kemahiran

-          tahap di mana pekerja perlu pelbagai aktiviti agar dapat menggunakan kemahiran dan kebolehan yang berbeza.

b.      Pengenalan Tugasan

-          Merujuk kepada satu kerja yang lengkap dan boleh dikenalpasti.

c.       Signifikan Tugasan

-          Ianya suatu kerja yang memberi impak yang besar dalam kehidupan dan kerja individu lain.

d.      Autonomi

-          Kerja yang memberikan seorang individu kebebasan sepenuhnya dan      mampu membuat keputusan sendiri dalam mengatur jadual kerja.

-          menentukan prosedur yang akan digunakan untuk menyiapkan sesuatu kerja.

e.       Maklum Balas

-          Satu tahap di mana pekerja mendapat maklum balas tentang prestasi kerja mereka berdasarkan hasil kerja.

4.      MENETAPKAN KEUTAMAAN KERJA

T  Kenalpasti apa yang hendak dilakukan

-           Perkara utama yang perlu dilakukan ialah dengan mengetahui apa yang berlaku ditumpukan. Kebanyakannya lebih menumpukan kepada kerja yang remeh yang tidak memberi kesan ke atas kualiti kerja mereka. Bahagian menumpukan kepada 3perkara :-

©      Menjelaskan minat anda

©      memahami kekuatan dan kelemahan anda serta mengenalpasti kerja anda

©      apa yang perlu untuk mendapat hasil kerja.

4.1  Melakukan apa yang anda minat

Ø  Untuk memulakan atau membuat suatu pekerjaan itu mestilah ada timbul rasa minat dalam diri anda.

Ø  Hal ini anda akan ketahui dengan jelas apa yang anda suka atau yang anda tidak suka. Ianya boleh melaksanakan tugas dengan berkesan.

Ø  Serta dapat melakukan kerja dengan lebih efektif.

Ø  Hampir semua kerja pasti ada elemen yang rumit dan tidak menarik.

Ø  Anda juga perlu melakukan tetapkan masa yang minimum untuk melakukan tugas yang rumit itu.

4.2  Tumpuan kepada kekuatan diri

ü   

4.3 Memahami bagaimana untuk cemerlang dalam pekerjaan anda.

Satu cara terbaik untuk memastikan yang anda berada di landasan yang betul ialah dengan mempunyai kesefahaman dengan majikan anda.

©      Tanyakan diri anda soalan berikut;-

ü  Apakah halatuju pekerjaan tersebut?

ü  Apakah ukuran sebuah kejayaan?
Kenalpasti bagaimana majikan menentukan sama ada anda bagus dalam pekerjaan anda atau tidak.Kenalpasti juga sasaran yang hendak dicapai dan bagaimana pencapaian dinilai

ü  Apakah pencapaian yang luar biasa?
Kenalpasti apakah ia dan berusaha untuk mencapainya

ü  Apakah keutamaan dan had waktu?
Anda perlu tahu kerana apabila anda dibebani dengan kerja anda lebih mudah mengetahui apa yang perlu ditumpukan.

ü  Apakah sumber-sumber yang tersedia?
Ini memastikan anda boleh menggunakan semua peralatan dengan baik.

ü  Apakah kosyang diperuntukan?
Ini akan memastikan anda mengetahui sempadan anda

ü  Bagaimana ini boleh dikaitkan dengan individu lain?

ü  Apakah gambaran yang lebih luas untuk ruang kerja anda?

·         Terdapat 3 cara dalam menentukan keutamaan kerja:-

-          Tumpukan kepada apa yang anda suka

-          Menggunakan analisa SWOT untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan anda. Ia membantu anda menggunakan kelebihan anda, meminimumkan kelemahan dan berada di landasan yang betul.

-          Akhirnya, ia menerangkan bagaimana menerangkan kerja anda kepada majikan dan menumpukan untuk melakukan yang terbaik di bidang yang dianggap penting oleh majikan.

5.      TEKNIK PENGURUSAN MASA YANG EFEKTIF

      Ia buka sahaja untuk menuguruskan masa kita. Ia juga mengenai tentang pengurusan diri kita sendiri. Serta berkaitan dengan keutamaan, kawalan situasi kendiri dan penggunaan masa. Ia juga dapat mengubah tabiat atau aktiviti yang boleh membuang masa kita. Serta mencari cara bagaimana untuk memaksimumkan penggunaan masa yang ada.

a.      Setiap perkara yang kita lakukan memerlukan masa

b.      Sesetengah aktiviti dipengaruhi oleh elemen luaran seperti kewajipan terhadap keluarga dan tugasdi tempat kerja.

c.       Ada aktiviti yang dipengaruhi oleh elemen dalaman seperti berbual di telefon, penglibatan dalam persatuan projek atau hanya membuang masa.

      Pengurusan yang baik:-

a.      Tetapkan matlamat yang realistik yang boleh dicapai.

b.      Wujudkan keutamaan.

c.       Bertanggungjawab penuh ke atas penggunaan dan penyalahgunaan masa.

      Ketahui setiap elemen yang penting agar faham akan cabaran dalam penggunaan masa.

a.      Elakkan daripada mewujudkan situasi yang mustahil

                                                                               I.       Bekerja selama 40 jam seminggu dan mengambil beban akademik sepenuhnya (12 jam) adalah suatu yang mustahil.

                                                                            II.       Kaji semula kewajipan dan tanggunjawab luaran anda.

                                                                         III.       Menilai setiap satu item secara realistik semasa anda menyediakan diri untuk jadual semester baru.

b.      Tentukan keutamaan anda

                                                                               I.       Semua pengurusan masa yang berjaya bermula dengan perancangan.

                                                                            II.       Gunakan calendar mingguan dan senarai “To Do” harian.

                                                                         III.       Catatkan semua perkara yang anda ingin capai padda hari tersebut termasuk aktiviti peribadi seperti panggilan telefon dan membeli belah.

                                                                         IV.       Gunakan senarai “To Do”untuk menetapkan keutamaan harian- apa yang mesti dilakuakn pada hari tersebut? Apa yang boleh ditangguh? Pastikan anda membuat senarai ini setiap pagi.

                                                                            V.       Gunakan senarai ini agar anda dapat gambarkan apa yang anda mesti buat pada hari tersebut, dan meletakkan focus kepada aktiviti harian anda.

c.       Adakah anda diselubungi oleh krisis semasa atau tarikh lahir?

                                                                               I.       Krisis dalam pengurusan, atau kekurangan dalam pengurusan yang menyebabkan anda tiada masa untuk melakuakn perkara rutin atau nikmati kehidupan sederhana.

                                                                            II.       Adakah anda dilanda oleh kekurangan konsentrasi dan focus?

d.      Kekalutan boleh diimbangi dengan mewujudkan senarai “To Do” harian dan senarai matlamat mingguan, bulanan dan jangka panjang.

                                                                               I.       Gangguan emosi yang boleh mengganggu kejayaan akademik adalah seperti kebosanan. berkhayal, tekanan, rasa bersalah, kemarahan dan kekecewaan-semua ini mengurangkan konsentarsi dalam kelas.

e.       Tekanan yang boleh mendatangkan penyakit yang sememangnya boleh mengganggu jadual yang telah dirancang.

                                                                               I.       Pastikan kesihatan sentiasa terjaga. Anda boleh merancang masa untuk bersenam kerana ia akan menjamin kesihatan anda untuk jangka masa panjang.

f.       Senaman merupakan salah satu cara yang terbaik untuk mengurangkan tekanan. Gangguan utama yang lain adalah seperti telefon, televisyen dan rakan-rakan.

g.      Adakah anda bertanggungjawab dalam pengurusan masa?

                                                                               I.       Adakah anda mengelakkan gangguan bunyi semasa anda mengulangkaji?

                                                                            II.       Adakah anda mendisiplinkan diri anda untuk memadamkan deringan telefon anda atau menghadkan masa menonton televisyen?

                                                                         III.       Adakah rakan-rakan anda mengganggu daripada melakukan keutamaan yang telah anda tetapkan?

h.      Kelebihan Pengurusan Masa

                                                                               I.       Menghapuskan penagguhan kerja

                                                                            II.       Sentiasa berada dalam kawalan

                                                                         III.       Mengurangkan tekanan

                                                                         IV.       Melengkapkan lebih kerja dan meningkatkan kejayaan

                                                                            V.       Menikmati masa luang yang ada.

6.      TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI DALAM PEKERJAAN

6.1 Bertanggungjawab

-          Individu yang melengkapkan sesuatu tugasan. Satu tugasan boleh juga dilaksanakan oleh beberapa individu atau jawatan

-          Pencapaian matlamat melibatkan tarikh akhir.

-          Tanggungjawab yang digalas oleh seorang pekerja terhadap organisasi:-

a.Memberikan yang terbaik dalam melaksanakan setiap tugasan yang diberikan

b.      Mengetahui hadnya

c.Mengetahui objektif dan matlamat organisasi

d.      Menghormati dan mematuhi ketua.

e.Memahami bahawa ketua mempunyai hak untuk membuat keputusan.

f. Setiap orang bertanggungjawab ke atas kejayaan organisasi.

                6.2 Akauntabiliti

-          Seseorang yang telah pun dipertanggungjawabkan atas sesuatu tugasan bertanggungjawab dalam memastikan yang ia dapat disiapkan mengikut masa yang ditetapkan.

a)      Melengkapkan kerja dengan tepat, digfahami dan tersusun

§  Jika anda ingin berjaya anda perlu lengkapkan kerja anda dengan betul, boleh dibaca dan dapat difahami serta tanpa kesalahan.

§  Kecuaian yang anda akan buat dalam bekerja akan mengakibatkan syarikat jadi rugi

§  Serta majikan akan jangka tempat kerja anda dalam keadaan teratur.

§  Hal ini kerana kualiti kerja anda menggambarkan kebolehan anda.

b)     Mengaku Apabila Melakukan Kesalahan

§  Di tempat kerja biasanya akan mengalami pergaduhan akibat kesalahfahaman yang dibuat. Hal ini akan menyebabkan antara mereka tidak akan bertegur sehingga salah satu dari mereka meminta maaf.

§  Selain itu, kesilapan yang dibuat akan menyebabkan kerja, masa dan usaha yang lebih untuk membetulkannya

§  Baik juga sekiranya anda mencari di mana kesilapan anda dan buat pembetulan dengan segera.

§  Anda perlu betanggungjawab di atas kesalahan yang anda lakukan kerana boleh mengurangkan tekanan dalam kalangan rakan sekerja.

c)      Membetulkan Kesilapan

§  Majikan,penyelia dan rakan sekerja anda juga berharap anda mencari dan membetulkan kesilapan yang anda lakukan.

§  Anda perlu jujur setiap kali anda membuat kesilapan. Sekirannya anda tidak jujur anda mungkin akan disalahkan dan buka sahaja rakan sekerja anda malah pelanggan pun boleh berkecil hati.

§  Hal ini boleh merugikan syarikat dan perlu masa untuk perbaikinya semula.

d)     Terima Cadangan daripada Penyelia Untuk Meningkatkan Cara Bekerja

§  Penyelia mahukan setiap pekerjanya berjaya dalam karie masing-masing.

§  Jika anda tidak menerima cadangan yang boleh membantu anda meningkatkan cara bekerja, anda akan meyusahkan rakan sekerja.

§  Jika ada pekerja yang suka menerima cadangan daripada orang lain, ia menunjukkan peningkatan dan akan dihargai oleh majikan

e)      Menyelesaikan Masalah atau Mendapatkan Bantuan untuk Menyelesaikan Masalah.

§  Kemempuan untuk selesaikan masalah dan ketahui bila untuk dapatkan bantuan adalah penting kerana kedua-kedua elemen ini:

J  Meningkatkan nilai anda dalam syarikat

J  Memberi kepuasan kepada pelanggan

J  Membina kerjasama berpasukan dalam kalangan rakan sekerja\menjimatkan duit syarikat

f)       Mendapatkan Maklmuat Tambahan Apabila Diperlukan

§  Anda mampu laksanakan tugsas dengan baik jika anda mempunyai maklumat yang diperlukan.

§  Anda perlu dapatkan maklmuat yang sepatutnya sebelum melaksanakan tugasan bagi mengelakkan kesilapan.

g)      Membuat Penilai ke atas Kualiti Kerja yang telah Dilaksanakan

§  Majikan mempunyai standard kualiti untuk menilai kerja anda.

§  Ianya penting jika anda memeriksa kerja anda untuk mengelakkan dari ada sebarang kesalahan

§  Hal ini akan memastikan kerja mengikut ketetapan atau melebihi ketetapan yang ditetapkan oleh syarikat.